Dynamics AX: fases de proyecto

Durante todos estos años que llevo trabajando con el producto, creo que lo mejor que uno puede entregar es el como armar las distintas fases del proyecto. Muy personalmente creo que todos los proyectos se pueden dividir en cuatro grandes grupos:

• Modelamiento
• Desarrollo, pruebas y entrenamiento
• Salida en vivo
• Planeamiento

MODELAMIENTO:

Esta fase parte directamente en el área comercial (bueno, eso es lo ideal… pero ya sabemos como son nuestros amigos comerciales… ); un paso muy importante ya que  evaluaremos los procesos de negocio y la infraestructura actual de nuestro cliente,  esto para tener finalmente una aproximación de la magnitud del proyecto, jamás en la vida es exacto!!…  esto mas formalmente lo podemos distinguir como fase de Diagnóstico.

Enseguida, y el primer paso del equipo de implementación es realizar la fase de Análisis, en esta fase se debe sacar una fotografía de como está la empresa en este momento… super importante, detallar cada proceso, ojalá… y esto va muy enserio con alguna metodología de las serias… como un BPMN o similar. Estas metodolgías son muchos mas acabadas y nos permiten conocer a fondo el proceso de negocio de nuestro cliente… en definitiva lo que se busca en el análisis es conocer, mejor que nuestro cliente, su negocio. También en esta etapa podemos detectar algunas brechas y ajustes necesarios… que siempre se dan, y digo algunos… porque la totalidad los tendremos en la siguiente etapa. Estas brechas y ajustes siempre se deben dejar en claro con el cliente y se deben documentar muy a fondo, esto con el fin de mantener el control de que puedo hacer muy rápidamente y a que debo aplicar esfuerzo adicional.

La metodología en el proceso de análisis nos permitirá tener documentación clara y precisa del modelo actual de negocio, esta documentación es clave para nuestro siguiente paso… el Diseño; aquí el equipo de implementación tomara cada proceso levantado en el proceso de Análisis y tratará de plasmarlo en el nuevo sistema, en muchas oportunidades se deberá realizar varias pruebas de distintas configuraciones hasta llegar a la correcta, una vez encontrada la configuración correcta se deberá plasmar en un documento el que siempre deberá contar con la aprobación del cliente…. muy importante.

En la fase de Diseño es importante tener el modelo de migración de datos, como cargar en nuestro sistema toda la información desde la antigua aplicación… ahora, generalmente es algo que realiza el equipo de implementación, ya que si se entrega al cliente no siempre el resultado es el esperado y las horas que se pueden perder son valiosas. En esta fase también podremos modelar las brechas encontradas, estas pueden ser diseñadas de cero o aplicar alguna funcionalidad existente adaptandola al requerimiento final, para lo cual deberemos, de ser necesario, crear documentos de especificación técnica y funcional, ya que serán estos quienes harán fácil o no la tarea de un desarrollador.

DESARROLLO, PRUEBAS Y ENTRENAMIENTO:

Una vez aprobada nuestra fase de diseño, comienza lo realmente entretenido… ya que todo lo dibujado en la fase de Diseño se deberá traspasar a nuestro ambiente productivo, configuraremos el sistema, migraremos todos los datos necesarios para la puesta en marcha, realizaremos una prueba final de que todas las configuraciones están acorde al proceso de negocio de nuestro cliente y realizaremos la prueba de la blancura con nuestros clientes realizando entrenamientos, estos entrenamientos es importante realizarlos por procesos… y que se puedan generar un ciclo de negocio completo finalmente. Aquí el cliente piloteará la nave intentando adaptarse a su nuevo ambiente.

SALIDA EN VIVO:

Esta si que es la etapa mas crítica de todas, los nervios están tensos… el ambiente es un poco mas denso, ya que NO DEBEN EXISTIR PARALELOS… por eso si que no funciona, debemos decir: cerramos la cortina de nuestro viejo sistema y la levantamos full time para nuestra nueva aplicación. Pero para eso tenemos que siempre tomar todas las medidas precautorias: siempre debemos resolver todos los pendientes o la mayor cantidad… la documentación ya debió ser entregada, revisada y aprobada por el cliente y debe estar en pleno conocimiento de todos los usuarios de nuestra herramienta. Dejar en claro como será el apoyo del equipo implementador, porque si el caos reina todo puede salir mal… los problemas se solucionan de a uno; y así hasta que se entra en un periodo de decantamiento de los problemas o estabilización.

PLANEAMIENTO:

Aquí ya hemos pasado las duras y las maduras, o sea, estamos un tanto mas tranquilos… y como el tiempo ya a transcurrido, el usuario se siente mas seguro y siente que le herramienta si entrega mucho; como implementadores debemos tener siempre presente que hay que realizar un par de pasos: la optimización y el upgrade. El primero, la optimización, es donde mejoraremos muchos de los procesos que incluso nosotros mismos diseñamos, esto puede ocurrir porque nosotros o el mismo cliente se da cuenta de que lo esta haciendo mal o poco eficiente… y como se da cuenta de que la herramienta da más, él exige más.

En tanto el upgrade, simplemente consiste en ayudar a nuestro cliente a alinear su negocio de acuerdo a nuevos requerimientoso también técnicamente un nuevo desarrollo o mejora, o cambiar de versión a una mas nueva…

Sea como sea, lo más importante siempre es la documentación, dejar al cliente las cosas claras… y no entregarle jamas falsas expectativas que finalmente solo nos jugarán en contra, a nosotros… los implementadores.